REGULAMIN, POLITYKA PRYWATNOŚCI I PLIKI COOKIE

Dokument ma dwie części: zasady korzystania z konta w systemie oraz politykę prywatności (§ 1–11), czyli informacje o tym, jakie dane osobowe przetwarzamy, w jakim celu, na jakiej podstawie, jak długo je przechowujemy i jakie prawa Ci przysługują — zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).

Zasady korzystania z konta

1. Konto. System dostarcza Dipol Polska Sp. z o.o. (dane w § 6). Konto udostępnia Ci podmiot, który korzysta z systemu: Twój pracodawca, a w stołówce pracowniczej (MojaStołówka) — dostawca posiłków. Konto pozwala korzystać z funkcji włączonych przez ten podmiot, np. rejestracji i podglądu czasu pracy oraz zamawiania posiłków. Korzystanie z konta jest bezpłatne; płatności w systemie (np. doładowanie salda w stołówce) mają osobny regulamin, który akceptujesz przed płatnością.
2. Bezpieczeństwo konta. Nie udostępniaj nikomu loginu, hasła, karty ani kodu do logowania i nie rejestruj czasu pracy za inną osobę. Działania wykonane z Twojego konta (np. rejestracja wejścia lub wyjścia, zamówienie posiłku) uznaje się za Twoje, dopóki nie zgłosisz podmiotowi, który udostępnia Ci konto, że ktoś korzystał z niego bez Twojej wiedzy. Jeśli ktoś mógł poznać Twoje hasło albo korzystał z konta lub karty, od razu zmień hasło (Moje konto) i powiadom ten podmiot. Loguj się tylko na stronie systemu i nie podawaj hasła w odpowiedzi na wiadomości e-mail ani SMS.
3. Zakazane działania. Nie wprowadzaj do systemu treści bezprawnych, nie korzystaj z cudzego konta, nie udostępniaj swojego konta innym osobom i nie próbuj obchodzić zabezpieczeń systemu. Podmiot, który udostępnia Ci konto, albo Dipol mogą zablokować dostęp do konta, z którego dochodzi do takich działań; Dipol informuje o blokadzie ten podmiot.
4. Wymagania techniczne i przerwy. Potrzebujesz urządzenia z dostępem do internetu i jednej z przeglądarek: Chrome, Firefox, Edge, Opera albo Safari, w wersji nie starszej niż dwa lata od jej wydania. Dbamy o ciągłe działanie systemu, ale możliwe są przerwy, np. na prace serwisowe.
5. Zgłoszenia i reklamacje. Sprawy czasu pracy, zamówień i rozliczeń zgłaszaj podmiotowi, który udostępnia Ci konto. Problemy z działaniem systemu zgłaszaj Dipol Polska Sp. z o.o. na adres biuro@dipolpolska.pl — Dipol odpowie w ciągu 14 dni na adres, z którego przyszło zgłoszenie.
6. Koniec korzystania. Konto wyłącza podmiot, który je udostępnił, np. gdy kończy się Twoje zatrudnienie. Konto przestaje działać także wtedy, gdy ten podmiot kończy korzystanie z systemu.

§ 1 Czym są dane osobowe i skąd je mamy

Dane osobowe to informacje umożliwiające zidentyfikowanie osoby fizycznej — np. imię i nazwisko, adres e-mail czy numer telefonu. Dane w systemie pochodzą od Twojego pracodawcy (w stołówce pracowniczej — od dostawcy posiłków) oraz od Ciebie (np. gdy uzupełniasz swoje dane kontaktowe).

Podanie danych identyfikacyjnych jest wymogiem wynikającym z przepisów prawa pracy (obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy — art. 149 Kodeksu pracy) oraz z organizacji pracy u Twojego pracodawcy; w stołówce pracowniczej — warunkiem zamawiania posiłków. Dane kontaktowe (np. prywatny e-mail do powiadomień) podajesz dobrowolnie.

§ 2 Administrator Danych Osobowych

Administratorem danych osobowych jest podmiot, który korzysta z systemu i udostępnia Ci konto: Twój pracodawca, a w stołówce pracowniczej (MojaStołówka) — dostawca posiłków, od którego zamawiasz posiłki. Dane administratora oraz — jeżeli go wyznaczył — inspektora ochrony danych:

Pełne dane zobaczysz w tym miejscu po zalogowaniu do systemu.

Jeżeli zakład pracy przekazuje dostawcy posiłków Twoje dane albo otrzymuje od niego zestawienia (np. do rozliczenia dopłat do posiłków), w tym zakresie administratorem jest także zakład pracy.

Gdy piszemy „my”, mamy na myśli administratora i Dipol Polska Sp. z o.o., która technicznie obsługuje system na jego zlecenie (§ 6). Wyjątek: statystykę korzystania z aplikacji prowadzi Dipol jako administrator (§ 3). Administrator może przekazywać Ci dodatkowe informacje o przetwarzaniu danych we własnej dokumentacji (np. w klauzulach informacyjnych dla pracowników).

§ 3 Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane są przetwarzane wyłącznie w celach niezbędnych do świadczenia usług systemu:

• ewidencja czasu pracy (rejestracja wejść/wyjść, raporty obecności) — obowiązek prawny pracodawcy wynikający z art. 149 Kodeksu pracy (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
• organizacja pracy i rozliczenia — umowa łącząca Cię z pracodawcą (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz jego obowiązki rozliczeniowe (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
• oznaczenie nieobecności jako chorobowej — obowiązki pracodawcy z prawa pracy i ubezpieczeń społecznych (art. 9 ust. 2 lit. b RODO),
• zdjęcie przy rejestracji czasu pracy (jeżeli pracodawca korzysta z tej funkcji) — prawnie uzasadniony interes pracodawcy: potwierdzenie, że rejestracji dokonała właściwa osoba (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
• dane kontaktowe podane dobrowolnie (np. prywatny e-mail do powiadomień) — Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO); cofasz ją, usuwając te dane w ustawieniach konta,
• stołówka pracownicza (konto, zamówienia, saldo, wydawanie posiłków, rozliczenia) — umowa o posiłki zawarta z dostawcą posiłków (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz jego obowiązki rozliczeniowe (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
• zestawienie korzystania z systemu dla sprawozdań administratora (np. z projektów finansowanych ze środków UE) — które konto w danym miesiącu korzystało z jakich funkcji systemu, bez godzin i adresów IP; tworzone z historii logowań i logów technicznych — prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a w przypadku administratorów będących organami publicznymi — art. 6 ust. 1 lit. e RODO,
• bezpieczeństwo systemu (logi techniczne, historia logowań, ochrona przed nadużyciami) — prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a w przypadku administratorów będących organami publicznymi — art. 6 ust. 1 lit. e RODO,
• zapis pozycji przy rejestracji czasu pracy pracownika mobilnego (§ 5) — prawnie uzasadniony interes pracodawcy: potwierdzenie miejsca rejestracji zdarzenia (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); pozycja zapisywana jest wyłącznie w chwili Twojego kliknięcia, nigdy w tle,
• kontrola dostępu — jeżeli administrator otwiera drzwi kartą, system zapisuje każde przyłożenie karty do czytnika przy drzwiach: drzwi, datę i godzinę, numer karty i osobę, do której karta jest przypisana, oraz to, czy drzwi się otworzyły. Celem jest bezpieczeństwo osób i mienia. Podstawą jest prawnie uzasadniony interes administratora, a u administratora publicznego — wykonywane przez niego zadanie publiczne (art. 6 ust. 1 lit. f albo e RODO). Ten zapis nie jest ewidencją czasu pracy, nawet jeżeli ta sama karta służy też do rejestracji czasu pracy.
• wykaz opiekunów dziecka — wyłącznie wtedy, gdy administratorem jest placówka oświatowa. Wykaz obejmuje imiona i nazwisko opiekuna, jego adres zamieszkania (tylko wtedy, gdy jest inny niż adres dziecka) oraz numer telefonu i adres e-mail, jeżeli opiekun je posiada. Podstawą jest obowiązek prawny ciążący na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), wynikający z § 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji. Wykaz jest czymś innym niż konto w systemie: placówka prowadzi go niezależnie od tego, czy opiekun ma własne konto.

Statystyka korzystania z aplikacji (Google Analytics) — wyłącznie za Twoją zgodą wyrażoną w banerze cookies (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Statystykę prowadzi Dipol Polska Sp. z o.o. jako odrębny administrator, w celu poznania, jak używana jest aplikacja; Google działa na zlecenie Dipol.

Dane nie są przetwarzane ani przekazywane w celach marketingowych.

§ 4 Zakres przetwarzanych danych

W zależności od usług włączonych przez administratora system przetwarza: dane identyfikacyjne i kontaktowe, dane o obecnościach i czasie pracy, dane o nieobecnościach (w tym oznaczenie nieobecności jako chorobowej — bez jej przyczyny), dane rozliczeniowe i o płatnościach, zamówienia posiłków i saldo konta w stołówce pracowniczej, numery kart zbliżeniowych i zapis ich użycia przy drzwiach (§ 3), historię logowań (data, godzina, adres IP), zdjęcia (jeśli administrator włączył tę funkcję — na zasadach określonych przez administratora) oraz — w ściśle określonej sytuacji opisanej w § 5 — dane o położeniu.

Jeżeli administratorem jest placówka oświatowa, system przetwarza dodatkowo dane opiekunów dziecka wpisane do wykazu, o którym mowa w § 3. Dane te wprowadza placówka i to ona odpowiada za ich poprawność.

§ 5 Dane o położeniu (GPS) — nie śledzimy użytkowników

Pozycja z Twojego urządzenia jest zapisywana wyłącznie w chwili, gdy sam klikasz rejestrację zdarzenia, w jednym przypadku:

• rejestracja rozpoczęcia lub zakończenia pracy przez pracownika mobilnego (jeśli pracodawca korzysta z tej funkcji).

Poza tą sytuacją Twoja pozycja nie jest nigdzie zapisywana:

• skanujesz kod QR? — położenie służy tylko chwilowemu sprawdzeniu, że jesteś na miejscu, i jest natychmiast odrzucane,
• nie śledzimy Cię w tle, nie zapisujemy trasy ani historii lokalizacji,
• nie odnotowujemy nawet informacji o tym, że jesteś poza zasięgiem punktu,
• logi techniczne systemu nie zawierają współrzędnych użytkowników.

Jeżeli Twój pracodawca stosuje rejestrację zdarzeń z weryfikacją położenia, zasady tej formy kontroli określa on w wewnętrznych aktach prawa pracy (np. regulaminie pracy), o których informuje Cię odrębnie.

§ 6 Odbiorcy danych

Dane mogą być ujawniane następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do działania systemu.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie administratora:

• Dipol Polska Sp. z o.o. (ul. Szopena 38, 35-055 Rzeszów, NIP: 813-35-77-470, KRS: 0000324687) — dostawca systemu, realizujący na rzecz administratora utrzymanie, zabezpieczenie, aktualizację i serwis systemu na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych. Dipol korzysta z dalszych podmiotów przetwarzających: Hetzner Online GmbH (serwery i kopie zapasowe — w Unii Europejskiej), Google Ireland Limited (poczta elektroniczna Dipol — korespondencja i zgłoszenia) oraz ActiveCampaign, LLC (usługa Postmark — wysyłka wiadomości e-mail z systemu; serwery w USA).

Inni odbiorcy:

• operator płatności online (Autopay S.A.) — tylko jeśli administrator włączył płatności online (np. za posiłki) i tylko dane niezbędne do realizacji Twojej płatności; operator przetwarza je jako odrębny administrator na zasadach opisanych w jego regulaminie i polityce prywatności,
• dostawca powiadomień push — powiadomienia doręcza usługa wybrana przez Twoją przeglądarkę (Google, Apple, Mozilla albo Microsoft). Treść powiadomienia jest zaszyfrowana — dostawca widzi tylko dane techniczne transmisji.

Statystykę korzystania z aplikacji (§ 3) Dipol prowadzi przy pomocy Google Ireland Limited.

W przypadku usług Google, dostawcy usługi wysyłki e-mail oraz dostawców powiadomień push dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, w tym do USA — na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o adekwatności (EU-US Data Privacy Framework), a w razie potrzeby na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

§ 7 Okres przechowywania danych

Część okresów ustala administrator w konfiguracji systemu (niżej: „okres wybrany przez administratora”); dopóki go nie wybierze, system tych danych sam nie usuwa. Pozostałe okresy są stałe:

• dane o wejściach/wyjściach i czasie pracy — u pracodawcy, który rejestruje w systemie czas pracy, stanowią ewidencję czasu pracy: nie są usuwane w trakcie zatrudnienia, a po archiwizacji pracownika w systemie — nie wcześniej niż po 10 latach od końca roku archiwizacji; w pozostałych przypadkach — przez okres wybrany przez administratora,
• zdjęcia wykonywane przy rejestracji czasu pracy (jeżeli pracodawca korzysta z tej funkcji) — od 1 do 3 miesięcy od rejestracji (domyślnie 3 miesiące); sama rejestracja zostaje,
• rozliczenia i wpłaty — przez okres wybrany przez administratora,
• dane osób, które przestały korzystać z systemu (konta zarchiwizowane) — przez okres wybrany przez administratora, po czym są trwale usuwane,
• zapisane dane o położeniu (§ 5) — u pracodawcy: 2 albo 3 lata od rejestracji (domyślnie 3 lata), po czym współrzędne są usuwane, a sama rejestracja zostaje; w placówkach oświatowych — razem z danymi o wejściach/wyjściach,
• zapis użycia kart przy drzwiach (§ 3) — 12 miesięcy,
• wykaz opiekunów dziecka (§ 3) — w placówkach oświatowych: przez okres przechowywania dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej, ustalony przez placówkę zgodnie z przepisami o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Okres ten jest niezależny od okresów wskazanych wyżej oraz od tego, czy opiekun nadal ma konto w systemie,
• historia logowań i zapis zmian danych — 12 miesięcy,
• zestawienie korzystania z systemu (§ 3) — 13 miesięcy; później zostają wyłącznie liczby zbiorcze, bez danych osobowych,
• pozostałe logi techniczne — do 3 miesięcy,
• dane statystyki korzystania z aplikacji (§ 3) — do 2 miesięcy.

Po upływie tych okresów dane są usuwane z systemu automatycznie i bezpowrotnie; z kopii zapasowych znikają najpóźniej 12 miesięcy po usunięciu z systemu. Gdy administrator przestaje korzystać z systemu, jego dane są przechowywane do 12 miesięcy (na wypadek przywrócenia), a potem usuwane. Niezależnie od powyższych okresów administrator może być zobowiązany do przechowywania niektórych danych (np. dokumentacji rozliczeniowej) poza systemem przez okresy wynikające z odrębnych przepisów, m.in. o rachunkowości lub archiwizacji. Dokumentację związaną z ewidencją czasu pracy pracodawca przechowuje — niezależnie od okresów w systemie — przez okres wymagany przepisami o dokumentacji pracowniczej (co do zasady 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy).

§ 8 Twoje prawa

Przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
• sprostowania (poprawienia) danych — podstawowe dane możesz edytować samodzielnie w ustawieniach konta,
• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) — z zastrzeżeniem, że prawo to nie obejmuje danych, których przechowywanie jest obowiązkiem prawnym administratora (np. ewidencji czasu pracy albo dokumentów rozliczeniowych), a w placówkach oświatowych — także wykazu opiekunów dziecka, o którym mowa w § 3 — art. 17 ust. 3 lit. b RODO,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych — w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania jest zgoda lub umowa, a przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany,
• sprzeciwu — z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją — wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie lub zadaniu publicznym (art. 6 ust. 1 lit. e i f RODO),
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia; dotyczy danych kontaktowych podanych dobrowolnie (§ 3) oraz statystyki korzystania z aplikacji (§ 10 — „Ustawienia cookie”),
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl), jeśli uznasz, że przetwarzanie narusza przepisy RODO.

Wnioski dotyczące danych kieruj do administratora (§ 2); w sprawie statystyki korzystania z aplikacji — do Dipol Polska Sp. z o.o. (biuro@dipolpolska.pl). Odpowiedź otrzymasz bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania wniosku (w sprawach szczególnie skomplikowanych termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące — zostaniesz o tym poinformowany wraz z podaniem przyczyny).

§ 9 Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji, które opierają się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, i wywołują wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływają (art. 22 RODO). Automatyczne mechanizmy systemu (np. weryfikacja wiarygodności rejestrowanych zdarzeń) służą wyłącznie wsparciu — ostateczne decyzje podejmuje człowiek.

§ 10 Pliki cookie i podobne technologie

Pliki cookie (ciasteczka) to niewielkie dane zapisywane na Twoim urządzeniu; system korzysta także z podobnych technologii (np. pamięci przeglądarki — m.in. do zapisania Twojej decyzji z banera cookies). Dzielimy je na dwie kategorie:

• niezbędne (zawsze aktywne, nie wymagają zgody) — utrzymanie sesji zalogowania, token bezpieczeństwa chroniący formularze, zapamiętane ustawienia interfejsu; cookies sesyjne wygasają po zamknięciu przeglądarki,
• analityczne (wyłącznie za Twoją zgodą) — Google Analytics uruchamiany z banera cookies; ta analityka nie uruchamia się przed wyrażeniem przez Ciebie zgody w banerze; pliki cookie analityczne (z rodziny „_ga”) mogą być przechowywane na urządzeniu do 2 lat.

Zgodę możesz w każdej chwili zmienić lub cofnąć odnośnikiem „Ustawienia cookie” widocznym na stronie. Pliki cookie możesz też usunąć lub zablokować w ustawieniach przeglądarki.

W systemie nie są zbierane informacje w celu dostarczania Ci treści reklamowych.

§ 11 Zmiany i wersje dokumentu

Aktualna treść dokumentu jest zawsze dostępna w ustawieniach konta (Moje konto) i na stronie polityki prywatności; data publikacji aktualnej wersji jest widoczna przy treści. Poprzednie wersje przechowujemy, dzięki czemu zawsze wiadomo, jaka treść obowiązywała w danym czasie.

Ostatnia aktualizacja: 2026-10-16 20:38:46