REGULAMIN, POLITYKA PRYWATNOŚCI I PLIKI COOKIE

Poniżej znajdziesz komplet informacji o tym, jakie dane osobowe przetwarzamy w systemie, w jakim celu, na jakiej podstawie, jak długo je przechowujemy oraz jakie prawa Ci przysługują — zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).

§ 1 Czym są dane osobowe i skąd je mamy

Dane osobowe to informacje umożliwiające zidentyfikowanie osoby fizycznej — np. imię i nazwisko, adres e-mail czy numer telefonu. Dane w systemie pochodzą od Twojego pracodawcy oraz od Ciebie (np. gdy uzupełniasz swoje dane kontaktowe).

Podanie danych identyfikacyjnych jest wymogiem wynikającym z przepisów prawa pracy (obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy — art. 149 Kodeksu pracy) oraz z organizacji pracy u Twojego pracodawcy. Dane kontaktowe (np. prywatny e-mail do powiadomień) podajesz dobrowolnie.

§ 2 Administrator Danych Osobowych

Administratorem danych osobowych jest Twój pracodawca — podmiot korzystający z systemu (firma lub instytucja), który odpowiada za zarządzanie danymi zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Administratorem Twoich danych osobowych jest placówka lub firma, z której usług korzystasz. Jej pełne dane znajdziesz w tym miejscu po zalogowaniu do systemu.

Ilekroć w dalszej części piszemy „my", chodzi o przetwarzanie danych w systemie — realizowane przez administratora wskazanego powyżej przy technicznym udziale Dipol Polska Sp. z o.o. jako podmiotu przetwarzającego (§ 6). Administrator może przekazywać Ci dodatkowe informacje o przetwarzaniu danych we własnej dokumentacji (np. w klauzulach informacyjnych dla pracowników).

§ 3 Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane są przetwarzane wyłącznie w celach niezbędnych do świadczenia usług systemu:

• ewidencja czasu pracy (rejestracja wejść/wyjść, raporty obecności) — obowiązek prawny pracodawcy wynikający z art. 149 Kodeksu pracy (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
• organizacja pracy, rozliczenia i zamówienia posiłków (w tym stołówka pracownicza) — prawnie uzasadniony interes pracodawcy polegający na sprawnej organizacji pracy i rozliczeniach (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) oraz jego obowiązki rozliczeniowe (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
• bezpieczeństwo systemu (logi techniczne, ochrona przed nadużyciami) — prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
• zapis pozycji przy rejestracji czasu pracy pracownika mobilnego (§ 5) — prawnie uzasadniony interes pracodawcy: potwierdzenie miejsca rejestracji zdarzenia (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); pozycja zapisywana jest wyłącznie w chwili Twojego kliknięcia, nigdy w tle,
• statystyka korzystania z aplikacji (Google Analytics) — wyłącznie za Twoją zgodą wyrażoną w banerze cookies (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) — to jedyne przetwarzanie w systemie, którego podstawą jest zgoda.

Dane nie są przetwarzane ani przekazywane w celach marketingowych.

§ 4 Zakres przetwarzanych danych

W zależności od usług włączonych przez pracodawcę system przetwarza: dane identyfikacyjne i kontaktowe, dane o obecnościach i czasie pracy, dane rozliczeniowe i o płatnościach, numery kart zbliżeniowych, zdjęcia (jeśli pracodawca włączył tę funkcję — na zasadach określonych przez pracodawcę) oraz — w ściśle określonej sytuacji opisanej w § 5 — dane o położeniu.

§ 5 Dane o położeniu (GPS) — nie śledzimy użytkowników

Pozycja z Twojego urządzenia jest zapisywana wyłącznie w chwili, gdy sam klikasz rejestrację zdarzenia, w jednym przypadku:

• rejestracja rozpoczęcia lub zakończenia pracy przez pracownika mobilnego (jeśli pracodawca korzysta z tej funkcji).

Poza tą sytuacją Twoja pozycja nie jest nigdzie zapisywana:

• skanujesz kod QR? — położenie służy tylko chwilowemu sprawdzeniu, że jesteś na miejscu, i jest natychmiast odrzucane,
• nie śledzimy Cię w tle, nie zapisujemy trasy ani historii lokalizacji,
• nie odnotowujemy nawet informacji o tym, że jesteś poza zasięgiem punktu,
• logi techniczne systemu nie zawierają współrzędnych użytkowników.

Jeżeli Twój pracodawca stosuje rejestrację zdarzeń z weryfikacją położenia, zasady tej formy kontroli określa on w wewnętrznych aktach prawa pracy (np. regulaminie pracy), o których informuje Cię odrębnie.

§ 6 Odbiorcy danych

Dane mogą być ujawniane następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do działania systemu.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie administratora:

• Dipol Polska Sp. z o.o. (ul. Szopena 38, 35-055 Rzeszów, NIP: 813-35-77-470, KRS: 0000324687) — producent systemu, realizujący na rzecz administratora utrzymanie i rozwój oprogramowania na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych; Dipol korzysta z dalszych podmiotów przetwarzających: dostawcy infrastruktury serwerowej (Hetzner — serwery zlokalizowane w Unii Europejskiej) oraz dostawcy usługi wysyłki wiadomości e-mail (Postmark — usługa ActiveCampaign, LLC; dane mogą być przetwarzane w USA),
• Google — doręczanie powiadomień push na Twoje urządzenie (usługa Firebase Cloud Messaging) oraz — wyłącznie za Twoją zgodą wyrażoną w banerze cookies — statystyka korzystania z aplikacji (Google Analytics; § 10 opisuje także statystyczny składnik technologii powiadomień push).

Samodzielni administratorzy, którym dane są ujawniane:

• operator płatności online (Autopay S.A. lub Krajowa Izba Rozliczeniowa S.A. — w zależności od operatora udostępnionego przez pracodawcę) — tylko jeśli pracodawca włączył płatności online (np. za posiłki) i tylko dane niezbędne do realizacji Twojej płatności; operator przetwarza je jako odrębny administrator na zasadach opisanych w jego regulaminie i polityce prywatności.

W przypadku usług Google oraz dostawcy usługi wysyłki e-mail dane mogą być przekazywane do USA na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o adekwatności (EU-US Data Privacy Framework), a w razie potrzeby na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

§ 7 Okres przechowywania danych

Okresy przechowywania ustala administrator w konfiguracji systemu, zgodnie z zasadą minimalizacji danych:

• dane o wejściach/wyjściach i czasie pracy — domyślnie 6 miesięcy,
• rozliczenia i wpłaty — domyślnie 18 miesięcy,
• dane osób, które przestały korzystać z systemu (konta zarchiwizowane) — domyślnie 24 miesiące, po czym są trwale usuwane,
• zapisane dane o położeniu (§ 5) — usuwane razem z danymi o wejściach/wyjściach,
• logi techniczne — maksymalnie 3 miesiące.

Po upływie tych okresów dane są usuwane z systemu automatycznie i bezpowrotnie. Niezależnie od powyższych okresów administrator może być zobowiązany do przechowywania niektórych danych (np. dokumentacji rozliczeniowej) poza systemem przez okresy wynikające z odrębnych przepisów, m.in. o rachunkowości lub archiwizacji. Dokumentację związaną z ewidencją czasu pracy pracodawca przechowuje — niezależnie od okresów w systemie — przez okres wymagany przepisami o dokumentacji pracowniczej (co do zasady 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy).

§ 8 Twoje prawa

Przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
• sprostowania (poprawienia) danych — podstawowe dane możesz edytować samodzielnie w ustawieniach konta,
• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym") — z zastrzeżeniem, że prawo to nie obejmuje danych, których przechowywanie jest obowiązkiem prawnym pracodawcy (np. ewidencji czasu pracy) — art. 17 ust. 3 lit. b RODO,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych — w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania jest zgoda lub umowa, a przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany,
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie,
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia; dotyczy wyłącznie przetwarzania opartego na zgodzie, czyli statystyki korzystania z aplikacji (§ 10 — „Ustawienia cookie"),
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl), jeśli uznasz, że przetwarzanie narusza przepisy RODO.

Wnioski dotyczące danych kieruj do administratora (§ 2). Administrator udziela odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania wniosku (w sprawach szczególnie skomplikowanych termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące — zostaniesz o tym poinformowany wraz z podaniem przyczyny).

§ 9 Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji, które opierają się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, i wywołują wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływają (art. 22 RODO). Automatyczne mechanizmy systemu (np. weryfikacja wiarygodności rejestrowanych zdarzeń) służą wyłącznie wsparciu — ostateczne decyzje podejmuje człowiek.

§ 10 Pliki cookie i podobne technologie

Pliki cookie (ciasteczka) to niewielkie dane zapisywane na Twoim urządzeniu; system korzysta także z podobnych technologii (np. pamięci localStorage przeglądarki — m.in. do zapisania Twojej decyzji z banera cookies). Dzielimy je na dwie kategorie:

• niezbędne (zawsze aktywne, nie wymagają zgody) — utrzymanie sesji zalogowania, token bezpieczeństwa chroniący formularze, zapamiętane ustawienia interfejsu; cookies sesyjne wygasają po zamknięciu przeglądarki,
• analityczne (wyłącznie za Twoją zgodą) — Google Analytics uruchamiany z banera cookies; ta analityka nie uruchamia się przed wyrażeniem przez Ciebie zgody w banerze; pliki cookie analityczne (z rodziny „_ga") mogą być przechowywane na urządzeniu do 2 lat.

Niezależnie od banera cookies, techniczny składnik usługi powiadomień push (SDK Firebase firmy Google) może przy swoim uruchomieniu zapisać na Twoim urządzeniu identyfikatory statystyczne Google (pliki cookie z rodziny „_ga"). Nie wykorzystujemy tych danych do celów marketingowych ani do podejmowania decyzji wobec Ciebie.

Zgodę możesz w każdej chwili zmienić lub cofnąć odnośnikiem „Ustawienia cookie" widocznym na stronie. Pliki cookie możesz też usunąć lub zablokować w ustawieniach przeglądarki.

W systemie nie są zbierane informacje w celu dostarczania Ci treści reklamowych.

§ 11 Zmiany i wersje dokumentu

O każdej zmianie niniejszego dokumentu poinformujemy Cię po zalogowaniu i poprosimy o potwierdzenie zapoznania się z nową treścią. Poprzednie wersje przechowujemy, dzięki czemu zawsze wiadomo, z jaką treścią się zapoznałeś. Numer aktualnej wersji dokumentu oraz data jego publikacji są widoczne w systemie przy treści dokumentu.

Ostatnia aktualizacja: 2026-07-16 19:53:13